Dags att införa striktare regler kring tjänsteresor

Detta är en argumenterande text med avsikt att påverka.
Åsikterna som förmedlas här är skribenten/skribenternas egna.

Två av tre tjänsteresor görs helt eller delvis för ett möte, visar en studie från Göteborgs universitet. Pandemin har dock bevisat att många företag klarar sig utan dessa resor. Det finns tre skäl till att företag snarast bör införa restriktivare resepolicys och investera i bättre verktyg för videomöten:
 
Effektivisering
I en undersökning från Jabra och Sifo uppgav sex av tio svenskar att det är enklare att hålla korta, effektiva möten digitalt. Det är även enklare att komma i tid (56 procent) och att hålla sig till agendan (48 procent) under videomöten. Addera all tid som frigörs när resetiden uteblir och det blir tydligt hur mycket effektivare det är. Arbetsgivare som vill fortsätta vara attraktiva har inte längre råd att slösa anställdas tid. Flexibelt arbete och självständighet är nu viktigare än ekonomisk belöning för de flesta arbetare och i rapporten Jabra Hybrid Ways of Working 2021 Global Report uppgav 59 procent av de 5 000 tillfrågade att flexibelt arbete var den största förmånen.
 
Medarbetarnöjdhet
Genom att inte låsa sina medarbetare till resor är det enklare att möta kraven om flexibilitet.
Nio av tio uppgav till Sifo att de kan tänka sig att ersätta resande i tjänsten med videomöten om tekniken är tillräckligt bra. En tredjedel kan tänka sig att ersätta resandet i tjänsten nästan helt, ytterligare en tredjedel kan tänka sig att ta bort det mesta av resorna och en lika stor del är beredd att minska något på dem. Tjänsteresorna har inte heller varit saknade: de som helt avstått tjänsteresor under pandemin upplevde inte att det påverkade livskvaliteten nämnvärt, enligt en studie från tidigare i år. Det är därför en försiktig uppskattning att tjänsteresande i mötessyfte kan halveras och ge en ökad medarbetarnöjdhet.    
  
Minskad klimatpåverkan
Ser vi endast till de resor som görs med flyg utgör tjänsteresorna 28 procent av svenskarnas resor, enligt en studie från Göteborgs Universitet. Enligt studien är de ofta kortare än de privata resorna, men står ändå för 18 procent av de utsläpp som svenskarnas flygresor genererar. Siffrorna kan vara svåra att greppa, men tydligt är att företag kan bidra starkt till att minska dem.
 
Har videomöten bara fördelar? Nej, självklart finns utmaningar. Sex av tio har upplevt att videomöten medfört irritation kopplat till sin egen eller andra deltagares utrustning, där de främsta utmaningarna har varit dålig uppkoppling, ickefungerande kameror eller störande bakgrundsljud från andra deltagare. Dessa hinder för smärtfria möten är dock enkla att ta sig förbi för företag som vill. Lösningen ligger i att investera i bra mötesutrustning för sin personal.
 
Det fysiska mötets roll är inte utspelad. Men när medarbetarnöjdhet, effektivitet och minskade Co2-utsläpp ligger i ena vågskålen är det tydligt att företag inte kan återgå till fysiska möten som standard när samhället öppnas upp. I stället behöver företag och deras ledare driva förändringar genom restriktivare resepolicys och verktyg som möjliggör videomöten av hög kvalitet. 

Johnny Poulsen
Affärsutvecklingschef Norden på Jabra