Så får du tillbaka medarbetarna till kontoret

–Vissa har nu lite panik över att medarbetarna har ändrat attityder och förväntningar, och vill ha det som förr. Det blir jag lite oroad över. Det här är en fantastisk möjlighet till en positiv förändring, säger Sofia Rasmussen, omvärldsanalytiker, föreläsare och vd för Rasmussen Analys som just nu är ute och föreläser mycket om det högaktuella ämnet.

Under onsdagen blev det till exempel känt att det blivit interna protester bland H&M:s tjänstemän efter att ledningen framfört krav på kontorsnärvaro minst fyra dagar per vecka. 

Sofia Rasmussen anser att alla arbetsgivare först och främst bör tänka över hur de vill ha det på sin arbetsplats.

–Vad är det för vinster av att få in medarbetarna till kontoret, både för företaget, arbetsplatsen som helhet och för individerna? Det måste man veta, säger Sofia Rasmussen och tillägger att undersökningar visar att de flesta anställda vill ha mer valmöjlighet och flexibilitet än tiden före pandemin – och detta innebär utmaningar för arbetsgivaren – att skapa en attraktiv arbetsplats för den personal man vill nå.

Om det landat i att arbetsgivaren vill ha sina anställda på kontoret ett visst antal dagar i veckan – men märker att medarbetare inte riktigt vill, vad gör man då?
–Först och främst handlar det om att förstå att det inte handlar om att medarbetare undviker att arbeta och vad är det då som de vill undvika? Som chef och arbetsgivare behöver man en blick i spegeln tror jag, säger Sofia Rasmussen och tipsar om att man ska göra en nulägesanalys av organisationen.

–Varför vill inte medarbetarna komma till kontoret? Har man till exempel en kultur på arbetsplatsen som som inte är lärande, kul eller högt till tak? Handlar det om att man ständigt blir avbruten och inte kan fokusera på kontoret? Eller är det ledarskapet som är dåligt och kanske går in för mycket på detaljer, att man vill ha mer autonomi? Eller är det den långa pendlingstiden och att man inte får balans i livet?, säger Sofia Rasmussen.

Studier som gjorts har visat att fördelar som anställda lyft upp, med att arbeta på distans och inte på kontoret, har varit ur ett perspektiv sett till individens fördel.

–Det kan vara att jag får ro och blir mer effektiv, att jag får mer balans i livet, att jag slipper pendlingstid och kan hämta barn tidigare, till exempel, säger Sofia Rasmussen.

En chef, med önskan om mer kontorsnärvaro, bör lyfta fram vad man faktiskt tjänar på att gemensamt arbeta på kontoret och varför det är viktigt. Det kan till exempelvis handla om att mötas och vara kreativa, att brainstorma idéer. Ansvaret för det gemensamma är en aspekt.

–Det handlar till exempel om kulturbyggande i en organisation eller att introducera nya medarbetare. Jag gör många ungdomsstudier och dessa visar att unga inte gillar att jobba på distans i samma utsträckning som äldre. Unga har ett större behov av det gemensamma ”in real life”, säger Sofia Rasmussen.

Att arbeta hemifrån kräver en högre nivå av självledarskap.

–Man ska kunna vara autonom i sitt arbete, och det kan kan man ju omöjligen ha jobbat upp lika bra som ung som en senior. Då har man större behov av att få lite coachning och guidning, att bolla och höra att man är på rätt spår och få bekräftelse och det är helt naturligt. Och har man inte en vana i en organisation att det sker digitalt med chattrum och fönster som är öppna hela tiden, då blir det sämre för de unga på den fronten, menar Sofia Rasmussen.

Hon konstaterar också att alla inte passar för att jobba hemifrån eller gillar det – utan vill ses fysiskt på kontoret. Andra kan ha komplicerade hemförhållanden med till exempel våld i hemmet, sjuka anhöriga som behöver vård och så vidare.

–Så detta är också något som man kan peka på som chef – omsorgen om dom som inte har förutsättningar att jobba på distans, ska de bara lämnas vind för våg då?

En ny attraktiv arbetsplats

Fördelarna som medarbetarna upplever med distansarbete bör också tas med till kontoret.

–Det är en jättestor del. Att bygga en attraktiv arbetsplats nu. Det handlar ju om att det ska vara ”worth the trip”, säger Sara Rasmussen.

–Vissa punkter, som är bekräftat attraktiva, kan man checka av i sin organisation. En sådan del är lärandekultur som är minst lika viktigt i mer praktiskt orienterade jobb som i kunskapsjobb. Har vi högt till tak? Är det prestigelöst? Vågar man visa att man är nybörjare och lära sig nya saker och göra misstag utan att det bestraffas och skambeläggs? Har vi möjlighet till fortutbildning på plats?

En annan stor och viktig del är möjligheten att kunna fokusera på kontoret.

–Det är så avslöjande på något sätt, att i topp tre på det som människor upplevde som det bästa med att jobba hemifrån under pandemin var att de blev mer effektiva och fick arbetsro. Ska det behöva vara så – att bara jag slipper åka till kontoret så kan jag fokusera?; säger Sofia Rasmussen.

–Vi måste börja bygga in möjligheter för det som kallas för ”deep work”, eller ”deep focus” – djupjobbande på våra kontor och arbetsplatser. Det är en kulturfråga och krävs ledare som gör före som faktiskt avsätter tid för reflektion, djupjobbande och ostörd tid. Men det är också en rent praktisk fråga, att skapa rum för det med wifi-fria zoner och så vidare, säger Sofia Rasmusson.

En annan viktig del är att skapa utrymme för kreativitet på arbetsplatsen.

–Den unga generationen är fostrade in i kreativitet på olika sätt och känner sig extremt kreativa. Vår ungdomsstudie visar att 84 procent uppger att de känner sig väldigt kreativa men bara 50 procent känner att de får utlopp för sin kreativitet när de kommer in i arbetslivet. Där är det ett glapp och här behöver man jobba med att faktiskt ta alla medarbetares idéer på allvar och skapa en struktur i inhämtandet av nya idéer från alla – oavsett var man jobbar i en organisation.

Slutligen anser Sofia Rasmussen att man som chef och arbetsgivare inte oreflekterat ska hamna i en sits där man tänker att alla ska tillbaka till kontoret och återgå till det som var innan. Snarare att hitta en ny form av hybridarbete som fungerar – utan pandemikris.