Krångliga utgiftsrapporter – medvetet hinder eller nödvändigt ont?

Utgiftsrapporter är en ständig källa till frustration för många anställda. Trots att bolagen som utvecklar programvaran för utgiftshantering är medvetna om problemet, har en sömlös process ännu inte sett dagens ljus.

Programvaran är nämligen i första hand skapad för ekonomiavdelningens behov, där fokus ligger på att hålla bolagets utgifter under kontroll – inte för att göra det smidigt för den anställde att få ersättning för sina utlägg.

Läs mer: Så byter du karriär mitt i livet. Dagens PS

Detta är heller ingen slump. Vissa ekonomichefer anser till och med att krångliga system minskar antalet inlämnade rapporter. Det vittnar Geoff Charles, vice produktchef på startup-bolaget Ramp, om för New York Times.

Hinder kvarstår

Hans bolag går mot strömmen, genom att förenkla utgiftsprocessen genom AI-automatisering som snabbt och enkelt ska kunna inhämta kvitton från inköp, mejl och appar som Uber.

Målet är att minska manuellt arbete och frustration – men hinder återstår. Viss information, som vem man var på en dyr middag med, står inte med på kvittot och kräver ofta förtydliganden, vilket kan skapa ytterligare jobbiga steg i rapporteringen.

Missa inte: Japanske miljardären: ”Jämför mig med Napoleon”. Dagens PS

Höj förtroendet

SAP Concur, marknadsledande inom utgiftshantering, har fått klagomål på användarupplevelsen. Produktchef Chris Juneau menar att mycket av frustrationen kommer från alla kontroller och regler som företagen själva aktiverar i systemet.

”Användare kan hata produkten mer eller mindre beroende på hur mycket risk kollegorna på ekonomiavdelningen tror att de utgör”, säger han.

Genom att höja sitt förtroende kan anställda möjligtvis få större flexibilitet och lättare processer. Utgiftsrapporter kommer kanske aldrig att försvinna helt och hållet, men med bättre samarbete och tillit kan processen bli mindre betungande, skriver New York Times.

Läs mer: Hårdare straff för småsynder på jobbet. Realtid