Experternas tips i tuffa tider: "Reducera inte personalstyrkan för mycket"

Vad skiljer de uppsägningarna som sker nu från tidigare perioder, när företag har genomfört kostnadsbesparingsprogram i stor omfattning?
–Till skillnad från tidigare har många företag en övertalighet samtidigt som de har behov av en viss typ av kompetens och behöver rekrytera. Många bolag behöver därför både dra ned på personal och samtidigt arbeta för att attrahera och behålla nyckelkompetens genom bland annat höjda löner och andra förmåner. Detta leder till utmaningar i kommunikationen med såväl anställda som fackföreningar, säger Sten Bauer.

–En viktig sak att beakta är att inte reducera personalstyrkan för mycket, för man vet inte när ekonomin vänder. Det kan vara både dyrt och svårt att hitta rätt kompetens, säger Margarita Kozlov.

Vilka branscher är hårdast drabbade av nedskärningarna?
– I Sverige sker nedskärningar inom framförallt detaljhandeln samt tech-sektorn och finansbranschen, säger Sten Bauer.

Skiljer sig uppsägningarna åt mellan olika branscher, och i så fall på vilket sätt?
–Inom detaljhandeln är uppsägningarna ofta turordningsmässiga, säger Margarita Kozlov. Inom tech och finans förhandlas det oftare överenskommelser där arbetsgivare erbjuder avgångsvederlag, många gånger generösa sådana, till vissa anställda, för att de ska acceptera att lämna företaget.

Många personer som arbetar i tech-sektorn och finansbranschen har specialisttjänster. Uppsägningar enligt turordningsreglerna skulle kunna leda till att företag blir av med medarbetare som de inte vill bli av med, och kompetensen på de personer som är kvar skulle inte matcha kvalifikationerna som krävs för jobbpositionerna.

På vilket sätt skiljer sig kostnadsbesparingsprogrammen och uppsägningarna åt mellan Sverige och andra europeiska länder respektive USA?
–I Storbritannien har vi sett ett antal strejker under de senaste månaderna, säger Sten Bauer. Med en ekonomi i recession och press på företag att minska kostnaderna, så överväger många företag om och hur de ska omstrukturera sin verksamhet. Men samtidigt har Storbritannien arbetskraftsbrist inom vissa sektorer, och det råder konkurrens om kvalificerade personer.

I Österrike, Tyskland och Schweiz har Baker McKenzie sett att många arbetsgivare, för att minska de personalrelaterade kostnaderna, tar mindre drastiska steg, såsom att inte ersätta chefer eller arbetsledare när dessa lämnar företaget och slutar självmant.

–I Polen genomförs nedskärningar i samma branscher som i Sverige. Dock är situationen i Polen lite speciell givet närheten till Ukraina; ett stort antal flyktingar har bidragit till en ökning av utbudet på arbetskraft. I Nederländerna har vi sett stora uppsägningar inom health care, säger Sten Bauer.

I USA är arbetsmarknaden fortfarande stark, uppsägningarna till trots. Arbetslösheten ligger på låga 3,6 procent (februari 2023).

–De uppsägningar vi ser är ganska branschspecifika, och främst berörs tech-sektorn, säger Margarita Kozlov. Anställningsförhållandena i USA är också annorlunda jämfört med Europa, där det i princip inte finns något anställningsskydd.

Frivilliga uppsägningar är vanligt i flera andra länder, till exempel Tyskland. Detta innebär att arbetsgivare erbjuder alla som väljer att lämna företaget frivilligt ett visst belopp.

Hur ser det ut vad gäller användning av så kallade frivilliga uppsägningar?
– Det är inte så vanligt i Sverige på grund av anställningsskyddet som arbetstagare har här. Om frivilliga uppsägningspaket erbjuds i Sverige så riktas de snarare mot vissa på förhand bestämda avdelningar, eller särskilda individer, och inte till hela personalen. Risken finns annars att de personer som företaget inte vill ska lämna sin anställning är de som accepterar erbjudandet, säger Margarita Kozlov.

–Arbetsgivare pekar då ut de personer som kommer att få ett erbjudande om att avsluta sin anställning frivilligt, och vanligtvis sker det med ett potentiellt hot om uppsägning som alternativ, fortsätter Margarita Kozlov.

Vad bör arbetsgivare tänka på inför nedskärningar av personalstyrkan?
– Det är viktigt med planering och att göra omplaceringsutredningar för att bilda sig en uppfattning om förhandlingsläget och hur mycket avgångsvederlag man kan komma att behöva erbjuda för att förhandla överenskommelser, säger Sten Bauer.

Hit hör också, enligt Sten Bauer, att fastställa hur omplaceringsmöjligheter ser ut för de anställda personer som berörs.

– Ju fler uppsägningar bolaget kan motivera turordningsmässigt, desto mindre kostsamt sett till avgångsvederlag, säger Sten Bauer. Samtidigt är det viktigt att inte glömma bort de medarbetare som är kvar, för att vara en fortsatt attraktiv arbetsplats.

Hur har det fungerat med nya LAS, lagen om anställningsskydd som trädde i kraft 1 oktober 2022?
–Nya LAS har gett arbetsgivare större flexibilitet vid omorganisation och personalreduktioner. Den nya lagen innebär bland annat att man kan undanta upp till tre anställda från turordningslistan, vilket har varit en användbar regel för arbetsgivarna, säger Sten Bauer.

–Arbetsgivare har frihet att bestämma vilka tjänster som berörs vid en uppsägning och kan dra nytta av detta och genomföra upprepade uppsägningar i omgångar, för olika enheter eller avdelningar, eftersom undantagsregeln kan återanvändas efter tre månader. Först kan besparingsprogrammen avse ekonomiavdelningen, därefter kundtjänst till exempel. Men det innebär samtidigt att uppsägningarna kan ta lite längre tid, säger Margarita Kozlov.

Det har visat sig att de nya reglerna framför allt har varit användbara för mindre och medelstora bolag.

– Vi har sett flera bolag använda sig av undantagsregeln. Arbetsgivarens beslut att använda undantagsregeln kan inte ifrågasättas, såvida det inte strider mot god sed på arbetsmarknaden eller är diskriminerande, säger Margarita Kozlov.

Vad bör man som arbetsgivare tänka på vid globala nedskärningar?
–Eftersom arbetsrätten är lokal är det viktigt att ha gjort en genomlysning av de lokala reglerna där bolaget är verksamt – innan nedskärningarna inleds, säger Sten Bauer.

Tillvägagångssätt för omstruktureringar som är lagliga i en jurisdiktion, kan leda till påföljder i ett annat land.

–Det är också viktigt att tänka på tidpunkten för att inleda nedskärningar. I bland annat Sverige måste bolag förhandla med fackförbunden innan beslutet att säga upp personal fattas, fortsätter Margarita Kozlov.

En annan sak som kan vara utmanande i såväl kommunikation som vid förhandlingar med fackföreningar är om en del av verksamheten fungerar effektivt och är lönsam på lokal nivå.

–Kommunikationen i och mellan olika jurisdiktioner behöver hanteras och koordineras väl, till fackförbund och andra arbetstagarrepresentanter, inklusive europeiska företagsråd, men också till media, investerare och andra intressentgrupper, säger Margarita Kozlov.

Vid såväl globala som lokala omstruktureringsprogram är det viktigt att ha en bra bild av hur arbetsstyrkan kommer att se ut efter omstruktureringen, och hur företaget ska lyckas vara fortsatt attraktivt som arbetsgivare och behålla de bästa talangerna efter det att kostnadsbesparingarna är genomförda.

–Det är av yttersta vikt att involvera HR-avdelningen så snart som möjligt i dessa processer, för att identifiera och säkra nyckelmedarbetare genom olika åtgärder och särskilda retentionsavtal, säger Sten Bauer.