Detta måste du ha koll på inför bolagsstämman

Förslag från aktieägarna

Aktieägarna har möjlighet att lämna förslag till vad som ska tas upp under stämman. Dessa ska lämnas in skriftligt till styrelsen, senast en vecka innan styrelsen tidigast får går ut med kallelsen. Om det kravet är uppfyllt, ska förslaget tas med både i kallelse och dagordning.

Skicka ut årsredovisningen

På stämman ska aktieägarna rösta om godkännande av årsredovisning och resultaträkning. Revisorn ska få dessa senast sex veckor innan stämman och skriva en revisorsberättelse. Aktieägarna ska få tillgång till desamma senast två veckor innan stämman. Vid stämman beslutar sedan aktieägarna om årsredovisningen ska godkännas och om styrelsen och vd:n kan beviljas ansvarsfrihet.

Strikta krav på kallelsen

Bolagets styrelse ansvarar för att kallelsen till bolagsstämma skickas ut. Detta ska göras tidigast fyra och senast två veckor innan stämman för privata bolag. För ett publikt bolag gäller sex respektive fyra veckor. Tänk på att bolagsstämma ska hållas senast sex månader efter räkenskapsårets utgång. Kallelsen ska innehålla följande:

• När och var bolagsstämman ska genomföras

• Förslag till dagordning

• Aktieägarnas rätt att delta på stämman

• Information om de förslag det ska beslutas om

Uppdatera aktieboken

Alla aktieägare som vill rösta ska vara införda i bolagets aktiebok. Alla aktiebolag är enligt lag skyldiga att ha en aktiebok. Däremot är det varje enskild aktieägares eget ansvar att bli införd i den. På stämmodagen kontrolleras att aktieägare som deltar (själv eller via ombud) är införda och därmed har rätt att rösta.

Restriktioner mot fysisk närvaro

Grunden för en bolagsstämma är att de aktieägare som vill ska kunna delta och vara aktiva i diskussioner och beslut. Pandemin har i många fall både försvårat och förhindrat att detta. En tillfällig lag som underlättade bland annat insamlandet av fullmakter och poströstning infördes våren 2020, men den slutade gälla vid årsskiftet 21/22. Dock finns det ju fortfarande restriktioner som förhindrar att för många människor samlas. Eftersom dessa restriktioner förändras då och då, får bolagsstyrelser ta beslut om att fullmakter samlas in från aktieägarna även om det inte nämns i bolagsordningen eller i kallelsen till stämman. Det är även möjligt att genomföra en bolagsstämma helt utan fysisk närvaro. Stämman hålls då digitalt och aktieägarna får poströsta. En stämma kan även genomföras helt och hållet med hjälp av enbart poströstning.

Skriva stämmoprotokoll

Alla beslut som tas under bolagsstämman ska enligt lag dokumenteras i ett bolagsstämmoprotokoll. Det är stämmans ordförande som ansvarar för att en protokollförare utses när stämman öppnas. Protokollet ska innehålla följande punkter:

• Aktiebolagets namn

• Vem som var stämmoordförande

• Vilka som valdes att justera protokollet

• Stämmans datum och i vilken ort det hölls

• Röstlängd (vilka aktieägare som deltog i stämman)

• Om kallelsen skickas ut på rätt sätt

• De beslut stämman tog

• Underskrifter (stämmoordförande och justerare)

Protokollet ska bevaras på ett säkert ställe. Under vissa förhållanden ska det även skickas in till Bolagsverket:

• Om beslut tagits om nyemission

• Revisors- och företrädarbyte

• Om bolagsordningen ändrats

Hos Lexly kan du enkelt och tryggt skriva ett juridiskt korrekt bolagsstämmoprotokoll online eller tillsammans med en jurist via telefon, videomöte eller ett fysiskt möte.  Läs mer här>>

Som läsare av Realtid får du Lexly Business Bas gratis i sex månader (värde 199 kr/mån, ex moms)

>> Läs mer om erbjudandet här

Mer innehåll från Lexly hittar du här >>