En agil miljö som möjliggörare för effektivare riskhantering

Detta är en argumenterande text med avsikt att påverka. Åsikterna som förmedlas här är skribenten/skribenternas egna.

En agil organisation kännetecknas av en öppen och transparent kultur där utgångspunkten är kontinuerlig förbättring och att skapa förmågan att kunna anpassa verksamheten till förändrade förutsättningar.

Vår erfarenhet är att många finansiella organisationer idag lider av en ineffektiv hantering av risker och incidenter utan tydliga processer. Det kan till exempel handla om att den som upptäcker incidenten mejlar en handfull personer med en förhoppning om att någon annan ska lösa problemet. En betydligt effektivare metod är istället att arbeta med en planeringstavla där identifierade risker och incidenter löpande skrivs upp. På så sätt kan kritiska incidenter lösas omedelbart, medan övriga prioriteras, resurssätts och åtgärdas i det agila teamet eller med stöd av nödvändig kompetens utanför teamet. Med hjälp av den direkta återkopplingen och personliga interaktioner skapas en kultur av riskmedvetenhet samtidigt som transparensen ökar i organisationen för medarbetare på alla nivåer.  

Riskhantering måste vara en naturlig del i det dagliga arbetet

För att den finansiella organisationen snabbt ska kunna anpassa sig till förändringar samtidigt som operativa risker proaktivt förebyggs måste riskidentifiering och riskhantering vara en naturlig del av hela processen, från idé till implementering. 

Med en agil modell kan riskperspektivet vara en integrerad del i det löpande förändringsarbetet eftersom det agila teamet ständigt frågar sig; vad gör vi i nästa iteration för att minska risk för försening, defekter eller något annat som kan påverka vår kund negativt? Det betyder att risker kommer att vara en del i de flesta dialoger som teamet har. De flesta agila team träffas regelbundet för korta avstämningar, planeringar och så kallade demos där de stämmer av den planerade förändringen med användare och beställare. En aktiv dialog om risker vid de här tillfällena skapar inte bara värde för kund, den ökar hela organisationens förståelse för operativa risker. 

Smart prioritering av risker är A och O för att maximera värdet

Vanliga utmaningar kopplat till arbetet med operativ riskhantering är att allt för få framsteg görs. Anledningen kan vara att man försöker lösa allt på en gång. Genom att prioritera risker utifrån uppskattad förlust för förseningen och jobbets storlek, på samma sätt som man prioriterar i agila ramverk, kan resurser prioriteras till att minimera risker där mest effekt uppnås.

Ett agilt teams arbete är uppbyggt kring korta intervaller, så kallade sprintar. Syftet är att med viss frekvens få beställarens och användarnas återkoppling på att den avsedda förändringen stödjer deras behov. Genom att integrera verksamhetens riskprocesser i teamets prioritering av arbete i sprintarna säkerställs att teamet har förutsättningar att maximera värdet de levererar till kund.

I grund och botten har de agila arbetssätten och riskkontroll samma mål – att identifiera, proaktivt förebygga, och minimera risker. Genom att integrera riskhanteringen med det agila arbetssättet blir riskhanteringen en naturlig del i det vardagliga arbetet i finansiella organisationer. Välj ett område med hög riskkoncentration i kombination med ett team som har ett engagerat ledarskap och hög sannolikhet till framgång. Teamet blir då en god ambassadör för nya arbetssätt när dessa skalas upp i resten av organisationen. Börja smått och skala upp snabbt.

Jan Hanika
Expert på operationell risk

Charlotte Löjdqvist
Agil expert på PA Consulting