"Därför är det dags för svenska företag att förbereda för e-faktura"

EU-kommissionen presenterade i december 2022 ett förslag (VAT in the Digital Age, förkortat ViDA) för att modernisera nuvarande regler för moms. Det inkluderar bland annat att e-fakturering ska göras obligatorisk i EU för gränsöverskridande transaktioner mellan företag i medlemsländer, genom att fasa ut användningen av pappers- och PDF-fakturor. Vidare ska e-fakturering ligga till grund för realtidsrapportering av transaktionsdata till respektive medlemsstat.

I Sverige finns det sedan 2019 lagkrav på obligatorisk e-faktura vid offentlig upphandling. Bolagsverket, Myndigheten för digital förvaltning (Digg) och Skatteverket vill se en statlig utredning om obligatorisk e-faktura mellan företag och från offentlig förvaltning till företag. Emellertid ligger Sverige i dagsläget i ett internationellt perspektiv långt efter många andra länder vad gäller e-fakturor. Vi är det land i Norden som har klart lägst andel e-fakturor.

På nationell nivå tenderar landsomfattande e-fakturering att minska ”momsgapet”, som avser utebliven förväntad moms från handel, och därmed öka skatteintäkterna. I Italien minskade till exempel momsgapet efter införande av obligatoriska e-fakturor mest i hela EU. Sverige går miste om cirka 10 miljarder kronor i skatteintäkter på grund av momsbedrägerier, enligt en statlig utredning, där handel med utlandet står för en stor del.

Även för företagen finns det flera fördelar med e-fakturering. Det är miljövänligt, minskar administrativt arbete med fakturor, ger snabbare betalningar och uppdatering av ekonomiska nyckeltal och därmed bättre ekonomistyrning. E-fakturor innebär även stora kostnadsbesparingar. Jämfört med konventionell hantering av pappers- eller PDF-fakturor leder automatiserad e-fakturering till besparingar på 60–80 procent, enligt en rapport av undersökningsföretaget Billentis. Övergången till e-fakturor går snabbt runt om i världen och det är en förutsättning för att kunna göra affärer med allt fler företag. Det innebär även en sundare konkurrenssituation för hederliga företag i Sverige samt ökad konkurrensfördel för svenska företag internationellt.

Större företag med många fakturor kan räkna hem störst effektivitetsvinster, men även mindre företag kan dra nytta av e-fakturor, främst genom att få snabbare betalt på utestående fakturor. Det nordiska samarbetsprogrammet Nordic Smart Government & Business (NSGB), med mål att göra affärsdata tillgänglig och användbar i hela Norden, spår att små och medelstora företag i Norden under 2025 kommer att spara cirka 5 miljarder kronor genom att använda digitala tjänster och realtidsdata. NSGB har nyligen genomfört ett pilotprojekt kring e-fakturering under ViDA förslaget med flera myndigheter och privata aktörer, där Sverige deltog, som föll väl ut.

Det är också värt att notera att ännu större ekonomiska fördelar fås genom digitalisering av flera affärsdokument än bara fakturor, som till exempel inköpsorder, fraktsedlar och avtal, vilket vi ofta hör från företag av olika storlekar runt om i världen.

Sammanfattningsvis har svenska företag mycket att vinna på att redan nu börja introducera e-fakturering, både för att säkerställa beredskapen inför kommande lagkrav och för att underlätta handel med lokala och internationella kunder.

Nazar Paradivskyy
VP Regulatory Affairs, Pagero