"Våra medarbetare är våra bästa ambassadörer"

En blåsig men solig dag letar sig Realtid ut till Sickla i Stockholm för ett besök på Atrium Ljungbergs nyinvigda huvudkontor. När dörrarna öppnas möts sinnena av loungemusik, kaffedoft från cafébaren och ett ljus från de gstora fönstren. Besökarna får valfritt kaffe från espressomaskinen och sedan slå sig ned vid soffgrupperna.

Stora blombuketter på cafébaren skvallrar om att det dagen innan Realtids besök har varit housewarmingparty för Atrium Ljungbergs externa samarbetspartners, kunder och leverantörer.

Helena Martini är HR-chef på Atrium Ljungberg sedan slutet av 2010 då hon kom direkt från samma tjänst på det amerikanska it-bolaget Microsoft där hon var under 12 år. Det var där hon hade sin stora skolan inom HR, uppger hon. Atrium Ljungbergs ledning hade då, 2010, beslutat att man skulle börja jobba mer personalstrategiskt och anställa en HR-chef. 

– När jag började här fanns det en del att ta tag i. Det var extremt fokuserat på kund och det är ju naturligtvis en förutsättning för att HR ska finnas men det måste finnas både ock. Man måste lyfta upp balansen. Vi måste jobba med våra interna ambassadörer för att jobba bra åt kund. Det hänger ihop. Jag har jobbat med performance management process, att man sätter mål, följer upp regelbundet gör utvecklingsplan och man utvärderar ett år. Vi har utbildat alla chefer och medarbetare i detta löpande. Jag märkte att det behövdes. Många säger: vi måste tänka utanför boxen. Jag säger istället: Vi måste först veta vad som finns i boxen för att veta hur vi tänker utanför.

I dag rankas Atrium Ljungberg som en av Sveriges bästa arbetsplatser (Great Place To Work®) för femte året i rad. Helena Martini har också, för tre år sedan, fått utmärkelsen för årets HR-personlighet.

– Jag har en vision som jag tycker är väldigt viktig. Alla ska förstå varför man går till jobbet om dagarna. Det ska finnas ett sammanhang, jag ska tillhöra detta sammanhang. Jag vet vad som förväntas av mig och jag ska känna att jag behövs – där ska alla vara. Det är grunden för mig, säger Helena Martini till Realtid.se.

I samband med utvecklingen av det nya huvudkontoret har Atrium Ljungberg övergått till ett helt aktivitetsbaserat arbetssätt, vilket betyder att medarbetarna inte har några bestämda arbetsplatser utan kan välja bland flera olika arbetsmiljöer utifrån behov och arbetsuppgift.

Det finns lugna, slutna rum och det finns öppna bullriga arbetsplatser. Det finns stängda mötesrum och det finns mötesplatser på de öppna ytorna. De finns loungerum, caférum, barbord och fotöljer med tillhörande bord.

I loungen kan samtliga medarbetare samlas för ett stormöte och på storbildsskärmen kan även medarbetare från andra kontor följa med i mötet.

– Tidigare hade vi öppet landskap med fasta arbetsplatser, men på en arbetsplats är det aldrig fullt. Vi hade en beläggning på 22 procent. Vi hade massor av bord och hyllor, ganska traditionellt. Det tar mycket plats. När endast en fjärdedel av medarbetarna är på plats och resten är ute och springer så blir det bara rörigt. Man växer och blir fler, fler bord och hyllsystem. Det blev tomt men trångt och rörigt. Vi bestämde oss ganska tidigt att vi var tvungna att tänka om och tänka nytt.

Atrium Ljungberg gjorde en arbetsplatsanalys där alla fick svara på frågor såsom bland annat; vad gör ni om dagarna? Var är ni? Hur tillbringar ni tiden? Vad har vi för behov av mötesrum och arbetsplatser? 

– Då kom det fram att en del tyckte att det var för rörigt och ville ha det tystare och lugnare medan andra tyckte att det var för tyst och ville ha det rörigare och stökigare. Det fanns ingen gemensam bild utan det fanns så många olika viljor. Vi kände då att det är aktivitetsbaserat som gäller. Då väljer man själv.

Atrium Ljungberg bestämde sig för att flytta till Sickla, till ny lokal där man kunde börja om från början. Man startade upp en projektgrupp som började träffas tidigt och tog även hjälp av en extern konsult när det gällde förändringsarbete.

– Att bygga tar tid men att få med sig människor tar ännu längre tid. Vi startade redan i april 2017 med workshops. Vi startade med cheferna och sedan med medarbetarna.

Helena Martini berättar att många var rädda till en början. Man var rädd för att inte ha en egen plats med egna saker och material. Men efter flertalet workshops och information kring medarbeternas farhågor och rädslor började cheferna och medarbetarna landa i det nya arbetssättet.

– Sedan satte vi oss ned och skapade interna spelregler tillsammans. Vi hade workshops med hela bolaget med mentormeterknappar där de fick rösta om exempelvis hur länge man får sitta på en plats, om det skulle finnas sådana regler, om jag måste plocka undan mina saker om jag går på lunch och så vidare. Vi ska nu göra en utvärdering efter sommaren. Man får också komma med synpunkter nu efter vi har flyttat in.

Medarbetarna på Atrium Ljungberg har i dag ett varsitt skåp där de försvarar det egna materialet och de privata sakerna och de gemensamma materialen finns i pärmar på en given plats i lokalen. 

– Vi har också jobbat mycket med effektivitesarbete med hela bolaget. Där har vi tagit hjälp av ett externt bolag. Där vi går igenom hur vi ska hantera mängden information när man inte har papper och hur man ska kommunicera. Nu är vi mycket mer digitaliserade. 

Vad var det största önskemålet bland personalen när de fick tycka till?

– Det var så väldigt olika, men det som kom fram mycket var att det skulle vara VI. Det skulle kännas som Atrium Ljungberg och det skulle genomsyras av våra värderingar, det kom fram mycket. Man ville också ha ett ställe där man kunde göra sitt bästa jobb. En del ville ha mer kreativitet, andra ville ha lugnare.

Helena Martinis favoritplats med utsikt över Sickla köpkvarter.

Helena Martini visar en lång bänk intill fönstret med utsikt över ett mindre torg. Där, i ena hörnet, med ett runt bord där hon ställer sin dator, sitter hon två dagar i veckan. Det har blivit hennes favoritplats. Där finner hon en lagom lugn arbetsmiljö, cirka 15 meter från kökets brus och lika långt bort till de lugna kontorsrummen.

Märker du redan nu att medarbetarna har funnit sina favoritplatser?

– Ja, men jag tycker att folk rör på sig mer än vad jag trodde. Men en del, som ekonomiavdelningen, behöver stora skärmar och då sitter de oftast där det finns datorer med stora skärmar, men inte på samma platser. De sprider också ut sig. Förr satt de mer i grupp. Nu sitter de mer med andra och det blir då att man pratar mer med andra än vad man gjorde förut. Samverkan ökar rätt rejält. Vissa sitter i stängt rum och vill göra det. De kommer sedan ut och socialiserar vid lunch eller fika. Som det känns och vad jag hört så finns det något för alla. Alla har fått sitt. Vi har folk som sitter i soffan med fötterna uppe som man sitter hemma ungefär och jobbar. En del tycker det är skönt. En del sitter kvar i köket.

Köket ligger öppet mitt i lokalen. Med barbord och långbord, med en modern industriell känsla.

Atrium Ljungberg har anlitat en inredningsfirma som arbetat med de interna projektledarna. Det har varit viktigt att Atrium Ljungberg ska kännas igen, bolagets värderingar, det ska vara långsiktigt, jobba med samverkan och att det ska vara gediget.

Det är inte bara lobbyn som andas hotellkänslan utan varje mötesrum har fått sitt namn efter ett känt hotell, bland annat Las Vegas-hotellet Bellagio och Stockholms Sheraton Hotell.

– Det ska vara välkomnande som ett hotell och det ska vara service som ett hotell. Man ska känna sig som en väldigt välkommen gäst. Folk tycker om att jobba på hotell. Hotell och fikamiljöer. Det ska vara som Ace Hotel i New York där sitter folk och hänger. Folk åker dit och jobbar fast de inte bor där. Lite den känslan vill vi ha. Våra besökare ska kunna sitta kvar och jobba om de vill. Till vårt hotell Atrium Ljungberg.

Badrum med en känsla av hotell och service.

Även badrummen andas lyxig hotellkänsla med duschmöjlighet och hudvårdsprodukter utplacerade. Från badrummen finns även dörren in till ett massagerum. I kombination till hotellkänslan finns även en industriell känsla med råa betonggolv, tak med synliga installationer och mellanväggar med instrustrikänsla. På väggarna hänger fotokonst med Atrium Ljungbergs fastigheter.

Känner du att medarbetarna jobbar mer effektivt i denna miljön?

– Den utvärderingen ska vi göra, men det jag redan nu känner är att de medarbetare som tidigare var skeptiska har kommit fram och sagt att ”det blev ju ändå riktigt bra detta”. Många är väldigt glada och vill inte gå hem från jobbet. De längtar till kontoret.

Helena Martini berättar även att hon för ett par veckor sedan gick till receptionen för att be om huvudvärkstablett. Väl där berättar personalen att ingen hade frågat efter huvudvärkstabletter sedan de flyttat dit i januari, medan man tidigare var tvungen att köpa in huvudvärkstabletter varje vecka. 

– Det var en positiv bieffekt som jag inte tänkt på. Jag tror att allt visuellt brus när vi sitter i öppna landskap och att man inte riktigt städar eftersom det ligger papper överallt tröttar våra ögon. Det påverkar oss negativt.

Kommer detta attrahera fler medarbetare?

– Det tror jag definitivt. Jag ser framförallt mycket fler yngre medarbetare som attraheras av detta. Aktivitetsbaserat arbetssätt lockar.

Är det vanligt med detta arbetssätt?

– Det är vanligare. Men jag skulle säga att det är många som har flexkontor och kallar detta för aktivitetsbaserat. Man blandar i hop detta. På flexkontor har man inte heller egna platser men man har inte så många olika miljöer att välja bland. Det brukar vara ett stort landskap med icke-fasta platser. Det är nog det sämsta man kan ha. Många tänker att vi kapar yta på grund av en låg beläggning och tar då bort bord. Det blir då lite som ”hela havet stormar” och det är jättestressande.

Lockas medarbetare vara kvar längre än vad de tänkt tidigare?

– Jag hoppas det. Den allmänna trivseln påverkar ju. Miljön är en av faktorerna som påverkar om man vill vara kvar. När det blir naturligt mer samverkan, eftersom du sitter med människor som du kanske inte suttit med. Du öppnar upp dig och du lär dig mer saker då blir det mer intressant. Jag talade med en kvinna här som varit anställd i flera år och hon pratar nu med kollegor som hon aldrig tidigare pratat med. Det öppnar upp. Annars satt de vid sina områden och rörde sig inte så mycket därifrån.

Det finns vanliga traditionella mötesrum med möjlighet att stänga om sig men även moderna, avslappnade mötesrum som detta.

Atrium Ljungberg har cirka 180 anställda varav 80-90 medarbetare som sitter på huvudkontoret. 

Har beläggningen blivit större sedan ni flyttade hit?

– Ja, det är fler som vill vara här. Men fortfarande märks inte det. Det märks inte att det är mycket folk här. Tidigare satt folk hemma eller åkte till café och jobbade för att det var en skön miljö. Nu finns dessa miljöer här. Det är stor skillnad.

Hur mycket får det kosta när det gäller arbetsmiljö för att det ska vara försvarbart mot aktieägarna och bolaget?

– Det törs jag inte svara på. Det är klart att vi tittar på kostnader. Vi fick en budget för detta och vi har faktiskt inte ens fyllt upp den. Det blev billigare än vad vi hade budget för. Men vad kostar det att låta bli? Så kan man också se det. Att släppa ut människor att jobba utan stöd och hjälp kostar fruktansvärt mycket pengar. Mycket mer än att anlita någon som hjälper oss med hur vi ska arbeta effektivt. Den investeringen har och kommer ge oss tillbaka. 

– Vi gör ju heller inget som vi inte behöver. Vi är ekonomiska. Jag får försvara alla mina investeringar som jag gör i personalen. Det måste finnas ett syfte och ett tänk kring det. Vi har en låg personalomsättning och vi märker att vi har jättemånga ansökningar till våra tjänster och spontanansökningarna ökar. Vi är ett företag som för femte året i rad hamnar på listan över sveriges bästa arbetsplatser. Våra medarbetare är våra bästa ambassadörer. Är vi en bra arbetsplats med bra arbetsmiljö, schyssta chefer och kollegor då pratar man om det. De flesta som kommer in här kommer på tips av andra medarbetare.