Tyvärr – AI löser inte dina problem

Är det nu som robotarméerna tar över kunskapsarbetarnas arbetsuppgifter, eller bidrar de endast med en touch av science fiction? Allt oftare ställer sig CFO:er och deras rådgivare denna fråga.

Låt oss börja med att begrunda fakta. De teoretiska fördelarna med robotar är uppenbara. Istället för att spendera dagen med repetitiva arbetsuppgifter kan personalen fokusera på att stärka affären genom utvecklingsarbete och förbättrad kontroll.

På fabriksgolvet har robotiseringen varit ett faktum sedan decennier. Nu sker den på kontoret i allt högre uträckning.

RPA, robotic process automation, är ett hett begrepp just nu. Det är en paraplyterm för tekniker som automatiserar specifika uppgifter i ett system eller i användarnas egna datorer. AI är en oftast en viktig komponent.

Tänk på det som en personlig assistent, agenter som i tysthet arbetar åt dig med till exempel kontering eller repetitiv textproduktion när du ägnar dig åt verkligt värdeskapande. I till exempel bokföringsprogram eller affärssystem utför de uppgifter självständigt och klickar sig fram utifrån givna instruktioner.

Det låter enkelt. Det här kanske är starten på en egen robotarmé? Frågan är dock om det är rätt väg för de flesta företag och organisationer.

Implementeringsfasen kräver rejäla resurser. RPA-agenterna behöver träning och löpande justering innan de blir effektiva. Men viktigare; mjukvara är sällan bättre än dess input. Skräp in, skräp ut med andra ord.

Digitaliseringen av finansiella processer börjar inte med robotar.

Slarv, missförstånd, felkalibrerade processer och daterad teknik (tänk skannade fakturor) hos både dig och dina affärspartner skapar en mängd problem som CFO:er och ekonomiavdelningar måste lösa. Dessa avvikelser leder till ineffektivitet i form av merarbete och att kapital riskerar att gå förlorat, exempelvis genom felprissättningar och momsfel.

Här är förmodligen robotarnas största hinder.

Analys- och konsultföretaget The Hackett Group har rapporterat att 0,017 procent av företagens intäkter går förlorade endast till följd av felaktigt hanterade fakturor. På EU-nivå motsvarar det 237 miljarder euro. Trots all teknik som finns tillhands.

Om vi applicerar Paretoprincipen, och leker med tanken att 20 procent av transaktionerna skapar 80 procent av arbetsbelastningen, får vi en hint om vad den reella kostnaden skulle kunna vara.

Det här är en ledtråd till varför dagens AI och RPA-agenter kanske inte uppnår sitt resultat.

Frågan är om man jobbar på grundproblemet eller försöker man bara hitta rätt teknik för att hantera dess konsekvenser. Jag tror att man måste börja ta kontroll över processerna och kvaliteten i affärsdatan som hanteras innan vi börjar diskutera teknik.

Många upplever sig ha en klar uppfattning över hur affärsdata uppstår och flödar genom organisationen. Hur den lagras, dess olika format, hantering av avvikelseprotokoll, analys av försäljnings- och inköpsdata, momshantering, godkännandeprocesser och inte minst säkerhet. Min erfarenhet är att insikten i dessa processer är alltför låg. Hos såväl CFO:er som deras rådgivare och i organisationernas interna IT-stöd.

Se därför till att digitaliseringsresan börjar med mål för att ge svar på frågor som:

• Vad vill du egentligen uppnå med era processer?
• Vad vill du veta om exempelvis dina transaktioner, leverantörer eller kunder?
• Vad är just ert idealläge?      

Utvärdera därefter de befintliga processerna, exempelvis:

• Hur sker inköp och försäljning samt vilken data genereras av dessa händelser?
• Visualisera flöden.

Lista vilken mjukvara som används, från fakturaväxlar och leverantörsregister till CRM och bokföringssystem.

Först därefter skulle jag säga att du har tillräcklig insikt i just din organisations komplexitet – och den verkliga kostnaden. Då kan du också fatta rätt teknikbeslut, med eller utan robotarméer.

Henri Taipale, vd och grundare av Qvalia

Qvalia arbetar med konsulttjänster och en egenutvecklad mjukvaruplattform för att förbättra och automatisera finansiella processer. Qvalia arbetar i Norden inom transaktionsanalys, en teknik där man analyserar bokföringsdata för att identifiera och återföra kapital som förlorats via felhantering.