Skapa beredskap för riskminimering

Som eventarrangör är detta det scenario man minst önskar sig. Även om man själv känner lugn och vill genomföra sitt evenemang kan saker inträffa som hindrar detta; besökare kan avbeställa på grund av rädsla för att komma i kontakt med smitta, eventuella talare/artister kan boka av på grund av internationella resor eller fastna i karantän någonstans och därmed få förhinder att delta. Lokalarrangörerna där evenemangen ska genomföras kan själva välja att boka av för att vara på säkra sidan. Hindren är många, och utmaningarna potentiellt stora. Inte nog med att det går åt mycket tid och kraft för att anordna liveevents. Det innebär också ofta en stor ekonomisk risk, där ett inställt event kan få stor negativ påverkan på ekonomin för lång tid framöver.

Så, vad gör man i detta läge? Jag har själv ett stort evenemang inplanerat nästa vecka, med besökande studenter från USA och en stor internationell community med medlemmar från många länder, där det nu börjar bli dags att fundera på olika alternativ för att vara redo och göra det bästa möjliga av situationen. Delar här med mig av några tips.

Detta ska man inte göra:

• Låtsas som att regnar och hoppas på det bästa eller utgå från att det ordnar sig utan att ha en back-up-plan. Bland det viktigaste i krishantering, och i lägen när faktorer utanför ens kontroll styr, är att se sanningen i vitögat och planera därefter. Man kan hoppas på det bästa, men ändå vara realist och förbereda det som går.

• Undvika/avvakta att informera och vara otydlig i vad som gäller. I tider av osäkerhet när också rädsla tar vid är det extra viktigt att vara tydlig med vad som gäller, ingjuta lugn och ha en plan. Som ansvarig för eventet är det viktigt med regelbunden kommunikation inom produktionen och gentemot partners, sponsorer och besökare så de vet vad som gäller. Tillsammans kan man dessutom komma på lösningar och skapa en beredskap för riskminimering. Detta skapar gemenskap och tillit mellan varandra, vilket i sin tur gör det lättare att öka den positiva upplevelsen för lång tid framåt.

• Blunda för budgeten och ekonomin i projektet. Gör en prognos och räkna på vad det skulle kosta med ett inställt/framflyttat event samt fundera över på andra lösningar som skulle kunna uppväga det eventuella ekonomiska bortfallet. Anordnar du ofta evenemang kanske du har en försäkring, så kolla även upp där vad som gäller. Om du saknar försäkring, så ta tillfället i akt att lära dig vad en sådan kan täcka för framtida evenemang.

Så, vad kan man göra istället?

• Gör en live summit online. Skapa ett online-event där besökarna kan lyssna på talarna/artisterna live via zoom, goto-webinar, Facebook-live eller liknande. För större evenemang, undersök digitala plattformar som underlättar logistiken kring detta. Be besökarna/publiken sända in frågor i förväg och gör ett interaktivt event som fyller samma syfte som om ni hade träffats fysiskt. Överraska med bakom-kulisserna-intervjuer, frågestunder, virtuellt after-party eller något annat som passar för just er målgrupp. När ni ändå gör detta, så passa på att spela in så att andra kan se eventet på en replay. Ni kan även omvandla innehållet till poddar, artiklar, e-böcker och videos som ni kan använda för lång tid framöver för att marknadsföra talarna och alla inblandade. 

• Pröva ny teknik och digitala verktyg för eventet. Har du funderat på att använda VR, AI eller AR-lösningar för dina möten så kanske detta kunde vara ett roligt tillfälle att sjösätta den idén. Det skapar mervärde och tillför något nytt, samt bidrar positivt till att vända en negativ situation till något oväntat. Dessutom är detta en trend vi kommer se allt mer av, där du genom detta kan bli en föregångare inom området.

• Använd en mötesapp som komplement till ert online-event. Appar som Brella till exempel gör att alla deltagare kan få kontakt med varandra och därmed ökad affärsnytta av tillfället. Efterfrågan ökar inom detta område, att nätverka besökarna emellan, så det är helt klart värt att kolla upp och se hur du kan integrera i din strategi. Ett tips här är också att se till att skapa en grupp/community på Linkedin, Facebook, i appen eller någon annanstans där du kan ha direktkontakt med alla och bjuda på extra värde och överträffa deras förväntningar.

Man kan såklart också bara skjuta fram eventet på obestämd tid, men oavsett vilket är mitt bästa tips är att ta tillfället i akt att knyta närmare relationer med din community, involvera dem i dina beslut och använda denna utmaning till att testa nya idéer, komma samman och stärka banden er emellan.

Hur det går med vårt eget event på Epicenter Stockholm den 13 mars? Ja, det får tiden utvisa. Först ska jag sätta mig ner och följa stegen ovan, för att se vad vi kan hitta på för något bra om eventet inte går att genomföra live som planerat. 

Sofie Marin
Vd
From Sweden Productions och grundare av entreprenörsnätverket Stockholm Entrepreneur Social