Högpresterande arbetsplatser skapas av ettor och nollor

En stor andel av de mest innovativa, framgångsrika och högst rankade arbetsgivarna använder sig av dataanalys för att mäta anställdas upplevelser. Detta ger dem insikt om vad som behövs för att skapa en miljö där de anställda är motiverade att göra sitt absolut bästa. Att mäta anställdas prestationer är en sak, men hur mäter man i vilken utsträckning som arbetsmiljön bidrar till deras framgång – eller till det motsatta? Och hur har den snabba utvecklingen av data och teknik påverkat anställdas villkor och förväntningar? Så här arbetar vi.

En anställds upplevelse är snarlik en konsuments – oavsett om det handlar om att recensera en resa, en restaurangupplevelse eller ett specifikt jobbprojekt, ställer vi oss själva samma fråga, nämligen ”var den här upplevelsen bra eller dålig?” Denna realtidsåterkoppling är något du kan (och bör) använda. På Workday mäter vi medarbetarnas arbetsupplevelser en gång i veckan genom att låta dem fylla i en enkät bestående av endast två frågor. Det kan verka ofta, men sanningen är att våra, precis som dina, anställdas dagliga upplevelser är väl värda att dokumenteras. Vi har samlat in över 1,5 miljoner datapunkter genom veckoenkäten, och de svar som vi får in ger extremt mycket mer användbar information än vi någonsin vågat hoppas på. Till skillnad från omfattande undersökningar som görs en gång per år, ger frekventa enkäter oss möjlighet att snabbt fånga upp förändringar i anställdas upplevelser och mående, vilket är extra viktigt i den osäkra tid/pandemi som vi nu lever i just nu. 

Enkäterna möjliggör det vi kallar för ”kultursprinter”, snabba insatser på anställdas negativa reaktioner och upplevelser för att bibehålla eller förbättra företagskulturen. Genom metadata kan vi se om våra anställda upplever en och samma situation på olika sätt beroende på demografiska komponenter. Detta hjälper oss att fokusera på de viktigaste och mest aktuella förändringsområdena. 

Hur kan vi använda data för att anpassa arbetsplatsen till de anställda?

När vi använder data för att förbättra arbetsplatsen är det är viktigt att fokusera på vad som verkligen betyder något för oss människor, och att förstå var i världen vi befinner oss eftersom det tveklöst påverkar vår upplevelse. Ett talande exempel är trafik; GPS:en på min telefon visar inte för mig hur trafiken ser ut i hela Stockholms län, utan bara hur den ser ut på de vägar som jag väljer att åka på. Detta är fundamentalt när det gäller anställdas upplevelse – att vara relevant. Hos oss kan sammanhanget vara ”jag är projektledare för projekt x som består av följande team”. Vi utvecklar då en specifik, lokalt anpassad, handlingsplan för den här ledaren utifrån data som vi samlar in från dennes team och ger projektedaren rekommendationer anpassade för den specifika situationen. Detta är alltså baserat på teamets feedback och inte på några allmänna siffror och medelvärden, vilket är avgörande för den anställdas motovation. På Workday använder vi AI och Machine Learning samt annan dataanalys för att kunna leverera relevanta rekommendationer och upplevelser till våra anställda. Jag är övertygad om att detta personliga tillvägagångssätt kommer att bli ett allt viktigare element för mer eller mindre alla företag framöver. 

Hur kan HR använda data för att snabbt utvärdera anställdas upplevelser i osäkra tider? 

En parameter som vi alltid mäter, är om och i så fall hur upplevelsen skiljer sig åt mellan de medarbetare som sitter på kontor jämfört med de som arbetar på distans. Eftersom vi kontinuerligt samlar in information kan vi på ett enkelt sätt jämföra de två upplevelserna. På grund av den rådande pandemin arbetar plötsligt alla våra, i likhet med många andras, anställa på distans. Eftersom vi hade gott om data på detta sedan tidigare, vet vi hur vi vet ska anpassa den support som våra anställda behöver från sina chefer och teamledare för att fortsätta må bra och presentera därefter. Vi anpassar deras individuella riktlinjer och feedback till den rådande situationen. 

Men hur mäter man det som är svårt att kvantifiera, som till exempel inkludering och tillhörighet? 

I våra veckoenkäter är sex av frågorna relaterade till det vi kallar inkluderingsindex – dessa frågor är alltså avsedda att mäta människors känsla av tillhörighet och av att vara inkluderade. Om vi tänker oss en fest så är du per definition inkluderad om du fått en inbjudan till denna. Tillhörighet bygger dock på något annat, nämligen om du verkligen känner dig välkommen till festen eller ej. Känner jag att musiken på plats tilltalar just mig? Känner jag mig bekväm på dansgolvet? Är jag välkomnad av värden? Vår ambition är att alla anställda ska både känna sig inkluderade och känna tillhörighet. Det är främst detta vi använder den data som vi samlar in till – för att se till att alla känner sig inkluderade och vidta specifika åtgärder när så inte är fallet. 

Det är vad vi gör med datan som samlas in som ger den betydelse och relevans – att den kommuniceras till de personer som berörs av den, och att dessa, utifrån denna data, kan vidta de åtgärder som behövs. Vi hjälper och motiverar människor att, utifrån insamlade data, fatta bra beslut och leverera resultat. 

Att övergå till en digitaliserad miljö där anställda motiveras att göra sitt bästa, är dock inte alltid det enklaste. Många företag har ett komplicerat upplägg av gammaldags teknik, ofta även i kombination med en mix av flera olika system. Att ta tag i en sådan surdeg kan såklart kännas jobbigt, men det är ingen som tjänar på att vänta. Boliden, som nyligen implementerat en lösning för att digitalisera sina HR-flöden, är ett talande exempel på detta.  En stor investering, men en nödvändig sådan. Jag är övertygad om att samtliga företag och organisationer kommer att behöva se över sina arbetssätt för att ha chans att attrahera de bästa och mest kompetenta medarbetarna samt motivera dem att göra sitt bästa. 

Mattias Bolander
Norden- och Baltikumchef på Workday