"Digitaliseringen har tagit ett rejält språng"

Myndigheternas rekommendationer om att de företag som kan jobba hemifrån bör gör det, har påverkat de flestas vardag under våren. För revisionsbranschen är digitaliseringen ett favoritämne att prata om och samtliga bolag vittnar om att coronakrisen har gett transformationen en skjuts framåt.

Hur har coronakrisen påverkat digitaliseringen?
– Digitaliseringen har tagit ett rejält språng. I den mån vi inte tidigare anammat digitala arbetssätt så har vi nu gjort det när vi inte kunnat träffa vare sig kunder eller medarbetare i teamen på samma sätt som tidigare, säger Joachim Linder, affärsområdeschef revision, Grant Thornton.

– Digitaliseringen har pågått successivt under ett flertal år nu, med implementering av digitala stöd för olika processer. Skillnaden i det dagliga arbetet är därför inte stor. Det vi ser nu är att situationen vi nu befinner oss i till exempel har drivit på processen med att signera årsredovisningar, avtal och andra dokument digitalt, säger Anna Svanberg, auktoriserad revisor och vd på EY i Sverige.

På KPMG vittnar de om att allt fler möten, utbildningar och andra aktiviteter har ställt om till det digitala under de rådande förutsättningarna.

– Det som i första hand har påverkats av covid-19 är vårt sätt att samarbeta och kommunicera både inom revisionsteamet och med kunderna som i mycket stor utsträckning har genomförts digitalt under de senaste månaderna. Detta har visat sig fungera oerhört bra. Vi går nu in i en period av revisionsåret med mycket utbildningar och i år kommer samtliga utbildningar att genomföras virtuellt, säger Daniel Gräntz, partner audit & assurance technology KPMG.

– Coronakrisen har tydligt bekräftat behovet av digitala verktyg och arbetssätt samt av medarbetare som har en hög digital kompetens. Men den har också bevisat hur snabbt vi människor kan ställa om och ändra vårt beteende när vi verkligen måste, oavsett om det gäller revision eller andra delar av samhället, säger Helena Kaiser de Carolis, revisor och delat ansvarig för affärsområde assurance på PWC.

Samtliga bolag betonar att de arbetat med digitaliseringen långt längre än under bara coronakrisen. Som rådgivare och som revisorer tävlar bolagen emellan sig om att vara bäst på maskininlärning, AI, analysverktyg och digital företagsrådgivning.

KPMG har exempelvis ett globalt samarbete och strategisk allians med Microsoft och använder främst deras plattformar för kommunikation.

– Användningen av våra digitala plattformar (exempelvis Microsoft Teams) för kommunikation och samarbete har ökat väsentligt som följd av covid-19, för möten, gemensam planering och delning av dokument, säger Daniel Gräntz, KPMG,

– Genom vår globala utveckling inom KPMG och strategiska allians med Microsoft får vi prioriterad tillgång till digitala verktyg och senaste teknologier. Artificiell intelligence (AI) och machine learning är också exempel på teknologier som används i våra revisionsuppdrag.

Revisionsbyrån Grant Thornton är sedan i våras också ett Microsoft Teams-bolag.

– Vi implementerade Microsoft Teams i början av mars och det  har sedan dess varit en ovärderlig hjälp i alla former av möten inom revisionsteamen och med kunderna. Vi använder även Teams för olika former av dokumenthantering. Vi har också säkrat upp vårt arbete via webben, då våra revisionsverktyg kräver hög kapacitet i nätverken, säger,  säger Joachim Linder, Grant Thornton.

Hur har era arbetssätt påverkats?
– Vi har lärt oss att distansarbete många gånger fungerar alldeles utmärkt. Men självklart saknar vi alla den direkta kontakten med både medarbetare och kunder. I övrigt har arbetssättet påverkats då både vi själva och kunderna i mycket större utsträckning digitaliserar hela arbetsprocessen, säger Joachim Linder, affärsområdeschef revision, Grant Thornton.

– Arbetssättet har inte förändrats, men de allra flesta arbetar nu från ”hemmakontoret”, vilket fungerar utmärkt. Vi ser oss som den mest globalt integrerade av byråerna och till exempel inom vår region EMEIA (Europé, Middle East, India Africa) har cirka 115 000 medarbetare kunnat ställa om till att arbeta från utanför kontoret snabbt genom att vi har satsat mycket på en robust global infrastruktur, säger Anna Svanberg, EY.

PWC berättar att vissa av bolagets revisorer ”till och med att de har en ännu tätare kontakt med sina kunder nu.”

– I stället för att träffas personligen sker de flesta kundmötena för närvarande digitalt, vilket har fungerat över förväntan. Vissa av våra revisorer menar till och med att de har en ännu tätare kontakt med sina kunder nu än tidigare eftersom det finns möjlighet att träffa flera kunder på en och samma dag när man inte behöver resa, säger Helena Kaiser de Carolis.

– Effekterna kommer också att bli långvariga på så sätt att vi tydligt sett fördelen med de digitala arbetssätten. Det har blivit naturligt för många av våra medarbetare att arbeta på distans och använda olika typer av digitala mötesforum och verktyg. Däremot tror vi inte att det går att helt ersätta personliga möten, säger Helena Kaiser de Carolis.

Samtliga revisionsbolag vittnar om när allt fler får upp ögonen för digitaliseringens fördelar ökar användandet mer. På KPMG menar de att digitaliseringen har kommit för att stanna.

Kommer vi gå tillbaka till det ”normala” efter coronakrisen?
– Man kan ju börja med att fråga sig var det nya ”normala” kommer att vara i ljuset av rådande pandemi. Covid-19 har medfört att vi behövt accelerera användningen av digitala verktyg för kommunikation och samarbete, säger Daniel Gräntz, KPMG, och fortsätter:

– Jag tror att även efter pandemins slut så kan vi förvänta oss att fler möten och konferenser i allt större utsträckning kommer att genomföras digitalt.Jag tror även att distansarbete kommer att öka eftersom vi har sett att det har fungerat väldigt bra med den teknologi som vi använder. Jag upplever stundtals även att aktivitetsnivån bland mötesdeltagare är högre i digitala möten.

– Det är klart att vi saknar det fysiska mötet med våra kunder och kollegor nu. Vi kommer ta med oss de positiva effekterna av en accelererad digitalisering och fortsätta att utvecklas, säger Anna Svanberg, EY.

– Digitaliseringen är här för att stanna. Kanske har digitaliseringssprånget till och med öppnat ögonen för vad som är möjligt så vi kan skapa ett momentum i utvecklingen även bortanför detta? Så ja, effekterna blir långvariga. Det vi hoppas blir en återgång till det ”normala” är fysiska möten med kunder och medarbetare. Det är trots allt en otroligt viktig del i varje rådgivare och revisors vardag att träffa såväl kunder som kollegor, säger säger Joachim Linder.

– En spaning som möjligen tangerar det som sagts ovan är att vi i framtiden kommer att umgås mer på digitala plattformar för vissa typer av möten men att det fysiska mötet i andra sammanhang är svårt att ersätta, säger säger Joachim Linder, Grant Thornton.

KPMG varnar också för en förändrad digital hotbild mot företag och myndigheter i Sverige.

– Vi ser även en förändrad hotbild mot företag och myndigheter i takt med att allt fler gått över till distansarbete. Vår omvärldsbevakning visar på att digitala incidenter som hotar informationssäkerhet- och trygghet har ökat avsevärt i svenska- och nordiska nätverk. Det är hög tid för alla företag och organisationer att se över sin beredskap och höja sina medarbetares kunskapsnivå i dessa frågor, säger Daniel Gräntz, KPMG.

Annan relevant spaning?
– En annan revisionsrelaterad fråga som är högst aktuell i dagsläget är ju den fysiska årsstämmans vara eller icke vara givet situationen med covid-19. Hur påverkas revisorns roll när stämmor genomförs digitalt? Specifikt för revisionen så har användandet av digital signering av dokument ökat och vi har flera kunder som uppskattat den möjligheten i dessa tider, säger Daniel Gräntz.

– Vi ser att regeringen har identifierat områden där lagstiftning och regelverk nu behöver ses över. Vi har utredningar kopplat till Digital Signering samt översyn av Bokföringslagen som drar igång nu. Kopplat till dessa är det också tydligt att lagstiftaren vill jobba integrerat mellan myndigheter och näringsliv vilket är klart positivt och viktigt, säger Anna Svanberg, EY.