”Det fysiska mötet bli ännu viktigare”

Pandemin har satt fart på utvecklingen som redan har pågått under en lång tid. Våra arbetsplatser och företagskulturer utmanas rejält och det påverkar nu alla generationer på arbetsmarknaden. Alla blir påverkade på något sätt och den stora frågan alla ställer just nu är: Hur kommer vår nya arbetsvardag att se ut? Baserad på vad vi har sett hittills, så är detta vår bild om morgondagens kontor:

1. Pandemin utmanar kontoret rejält.
Under de senaste åren har vi sett en förändring på arbetsplatser. Att vara på sin arbetsplats är inte längre detsamma som att arbeta. Det är en förändring där människan är i fokus och där innovation drivs av agila och rörliga medarbetare. I alla fall är det vad många företag strävar efter.

När vi nu sakta återvänder till våra kontor kommer förmodligen många av oss att mötas av en ny vardag. Omstrukturerade organisationer, nya arbetssätt men ibland även fysiska förändringar. På både gott och ont kommer många företag att se över sina planlösningar för att anpassa sig och då utmanas företagskulturen och medarbetarna på nytt. 

2. Skapa spontan affärsutveckling.
Eftersom att det digitala mötet alltid är planerat lämnas inget rum för spontanitet mellan kollegor eller företag, vilket kan vara förödande för innovation. Det är i det spontana mötet som nya affärsidéer utvecklas och initieras, säger bland annat undersökningar från Mindgym. Deras studier visar även på att svaga länkar i rätt sammanhang ger förutsättningar för kreativitet. Därför kommer kulturer som bygger på kollaborativa samarbeten att få en ännu starkare roll i framtiden, så som coworking eller kontor inriktade för att underlätta möten.

Vi kommer se nya typer av planlösningar där spontana mötesytor blir allt viktigare. Även flexplatser för multipla användare som kommer och går, kommer ta en större andel av dagens ytor. Att förbättra möjligheten till ett oplanerat möte kommer att bli en nyckelfaktor för alla kontorsmiljöer.

3. Det fysiska mötet blir ännu viktigare
Vi måste komma ihåg att vi är sociala varelser, och även om onlinemöten kan ersätta mycket, så är det inte detsamma som att ses IRL. Precis som telefoner inte ersatte det fysiska mötet, kommer heller inte videosamtal att göra det nu. Snarare kommer det fysiska mötet att bli ännu viktigare. Det kommer alltså att vara ett fortsatt stort behov att ses för saker som strategiska möten, förhandlingar eller workshop.

Dessa viktiga möten kommer att värdesättas mer samtidigt som en förbättrad möteskultur kommer att ge oss möjlighet att ta enklare avstämningsmöten på distans då det sparar tid. Många gånger är det också lika effektivt. Kanske kan detta till stor del även utrota onödiga slentrianmässiga möten. Miljöaspekten är en annan positiv effekt av denna förändring när vi plötsligt inte reser i samma utsträckning som tidigare i affärsresor och för möten. 

4. “Hemmakontoret” är inget nytt fenomen.
Det finns många fördelar med att arbeta hemifrån – ekonomi, produktivitet, miljö och frihet för arbetstagaren. Men det finns även massor med nackdelar. Under de senaste månaderna har det konstaterats att många upplever koncentrationssvårigheter på hemmakontoret. Tvätthögen stirrar på en, man sitter fel, avsaknad av tillgängligt ledarskap och ensamhet är problem som många just nu handskas med.

Vilka förändringar vi kommer att se långsiktigt av detta är svårt att säga i nuläget, men det som kan konstateras är att många längtar tillbaka till kontoret – men inte lika ofta och i andra former. Sedan länge har trenden gått mot ökad flexibilitet, både när det gäller hyreskontrakt och arbetsmiljöer. 

Den yngre generationerna har sedan länge utfört arbete där det passar, inte på en enskild plats dedikerad just för dem. Att jobba från någon annanstans än kontoret, vare sig det är hemma, på ett café eller på det lokala coworkingkontoret kommer nu äntligen att bli accepterat i den moderna arbetsplatsen för alla generationer. Kanske till och med ett krav när arbetsgivarna ser fördelar med att minska trycket på kontoret men även för att ökad innovation genom att interagera med andra företag som sitter i spännande startup-miljöer. 

5. Work-life balance satt ur balans.
En intressant effekt av hemmakontoret de senaste månaderna är dess effekt på andra saker. Data från hälsoföretag såsom Wellbefy visar att anställda upplever att deras balans mellan arbete och fritid har minskat under april och maj jämfört med tidigare månader. Detta är något som arbetsgivare måste hantera när vi är tillbaka i det nya normalläget. Vi måste snabbt återskapa en stark företagskultur som gynnar medarbetarna och våra affärer. För att omstrukturera oss snabb så kan vi se att kontoret kommer få en ännu starkare betydelse som bas. För vissa blir det extremt viktigt att ha en arbetsplats att gå till som kan återskapa balansen och tillhörigheten i verksamheten.   

6. Vissa bolag blir helt remote.
Trots att vi ser att det fysiska kontoret kommer att vara en viktig del av framtiden kommer det inte att vara lika viktigt för alla. Vissa bolag kommer inte att ha något fysiskt kontor alls.

Idag är det vanligast inom startup världen att man arbetar “remote”. På bolag som Mapillary med huvudkontor i Malmö har alla anställda möjlighet att arbeta på distans, hemifrån, från ett café eller från resan. Detta ger anställda möjlighet att bo och leva var de vill i världen, något som vi ser är en stor efterfrågan hos den yngre arbetskraften. Vi kommer även att se fler hybridbolag, såsom Contentor, där huvudkontoret är fast arbetsplats för cirka 10 procent av de anställda, medan 90 procent jobbar varifrån de själva vill. 

Men att ha ett företag med mycket remote arbetskraft kräver en viss typ av företagskultur som bygger på tillit och en platt organisation. Befintliga bolag som vill övergå till den typen av arbetsform kommer möta många hinder med en gammal struktur. Därför kommer denna trend växa, men inte explodera.  

7. Den personliga arbetsplatsen är död.
I det stora hela har vi sett utvecklingen en längre tid, men covid-19-situationen har skyndat på processen. Allting tyder på att morgondagens arbetsplats inte är enbart en fysisk dedikerad plats, utan det är något mycket större.

Framtidens arbetsmiljö är en gemensam känsla av syfte, en kultur som uppmanar till samarbete, utveckling och gemenskap som är byggd för att driva verksamhetens värderingar framåt. En stark företagskultur som skapar och bygger medarbetare blir allt viktigare för alla typer av verksamheter.

Ett kännetecken för framtidens arbetsplats är mänskligt anställda som arbetar sida vid sida fysiskt och digitalt i miljöer som backar upp arbetsuppgifterna. Det skulle kunna vara ett ypperligt tillfälle och en positiv effekt av pandemin att företag pressas till att omdefiniera sitt kontor och sin arbetskultur. 

Sanna Kahlström – Co-founder, Mindpark
Karsten Deppet – Co-founder, Mindpark 
Niklas Madsen – Design Manager, Superlab
Jenny Madsen – Concept Developer, Superlab

Mindpark är ett antal kreativa coworking- och evenemangplatser belägna i de södra delarna av Sverige. Superlab är i sin tur ett experimentellt designlaboratorium med syfte att förändra framtidens arbetsplats.