Att minnas effektivt

Jag kom precis tillbaka efter några dagars ledighet. Jag skulle logga in i datorn på jobbet, när jag märkte att koden jag i vanliga fall skriver automatiserat på tangentbordet inte kom som förväntat.

När jag började söka i minnet kom andra inloggningar upp till LinkedIn och till SAS, men jobbkoden lyste med sin frånvaro. Kanske kan man se det som ett kvitto på en bra ledighet men det är lite retfullt att inte ha minnet på plats.

Hur är det egentligen med det här med minne och glömska?

I Shakespeares Hamlet finns ett citat ”rosemary – that’s for remembrance” som handlar om hur något kan göra långvarigt intryck i sig själv, som till exempel doften av rosmari eller personen man är förälskad i. Men i vardagen behöver vi ofta mer stöd än så för att minnas allt från koder till nya namn, eller fattade beslut om något som ska ske efter sommaren.

När vi ska plocka fram informationen så händer det, som i mitt exempel ovan att den inte finns tillgänglig direkt.

Man kan likna framplockningsfunktionen hos människor i medelåldern med en något åldrad bibliotekarie som får förfrågningar och sen rör sig i vårt gigantiska inre bibliotek för att leta fram informationen.

Det kan ta lite tid och man kan behöva hjälpa hen med några sammanhang (när? var? vem? hur?), men för det mesta kommer man till slut på koden, äppelsorten eller namnet man sökte.

Minne handlar om processer, om individuella förutsättningar och om sammanhang. Processen att minnas kan enkelt beskrivas som att vi kodar in något, lagrar något och sedan plockar fram det när vi behöver det.

Vid inkodningstillfället är vår uppmärksamhet central. Tänker vi på en konflikt med en kollega under mötet med ledningsgruppen så är risken stor att vi inte uppfattar vår roll i beslutet som tas om nytt ekonomisystem.

Att ha någon slags incheckning vid mötesstarten kan vara till hjälp för att öka fokus i en grupp, liksom att det finns ett klart syfte och en struktur för mötet. Därtill kan man behöva ta ställning till vilka regler som ska gälla fysisk närvaro och användning av kommunikationsteknik.

Allra svårast för vårt minne är att minnas något som ska göras eller ske i framtiden. Till exempel när kollegan kommer tillbaka från tjänsteresan så kan man informera henne om den nya arbetsgruppen som bildats.

Den här funktionen kallas prospektivt minne. Detta minne förutsätter inte bara uppmärksamhet vid inkodningen utan även att vi har en inre tidslinje som vi fäster framtida aktiviteter vid och en inre klocka som ringer när tiden är inne.

Man talar om exekutiv förmåga som rymmer både uppmärksamhet, planering, tidsuppfattning och handlingskraft.

På individnivå lagras, befästs och sorteras inkodad information bland annat under sömnen. På gruppnivå är väl fungerande dokumentation tillsammans med fungerande användning av kalendrar och andra tekniska stöd avgörande för att en grupp ska kunna minnas över tid.

I organisatoriska sammanhang stöds vårt samlade minne av dokumentation men även av rutiner och årshjul för sådant som är återkommande, så att vi kan vara mer uppmärksamma på det som är nytt.

Vidare underlättar klar och tydlig kommunikation för vårt minne. Vaghet, överflöd av information och dubbla budskap kan få oss att värja oss, associera iväg, dra inkorrekta slutsatser och att minnas felaktiga saker.

En grupp av människor kan både vara ett fantastiskt minnesstöd och en källa till ansvarsutspädning. Gruppen med sina olika deltagare kan tillsammans lägga ett minnespussel av en händelse som överträffar individens.

Man talar om kollaborativt minne när en person börjar att ge information ”jag såg på TV igår och där var den där mannen som tidigare ledde Allsång på Skansen ni vet…” och nästa person fyller i med ”jag vet vem du menar, Teddybjörnen Fredriksson tänker jag på…”. Till slut har man helheten, Lasse Berghagen.

Men med ogynnsam gruppdynamik, oklara roller och mål i en grupp kan ansvaret i stället spädas ut och beslut om att alla skulle göra något blir ingen som gör något.

Såväl individens som gruppens minne och handlingsförmåga blir mer välfungerande i situationer som gynnar mental närvaro, klar kommunikation och upplevelsen av ett begripligt sammanhang.

Anna Derwinger Hallberg är leg. psykolog, organisationskonsult och medicine doktor. Hennes avhandling handlade om "minnets möjligheter". Anna arbetar med framför allt med offentlig sektor och är särskilt inriktade på samverkan. Anna finns på Sandahl Partners och ägnar sina dagar åt organisationsutveckling, ledningsgruppsutveckling med fokus på samspelet individ och sammanhang.